Steuerungsplattform für Pflegeorganisation und PeBeM

VitalDesk macht Pflegeorganisation
im Tagesverlauf steuerbar.

Personalmangel und rechnerisch offene Arbeitszeit können gleichzeitig bestehen. VitalDesk zeigt, wann Arbeit anfällt, welche Qualifikation benötigt wird und ob Aufgaben, Personalzeit und Bewohnerbedarf zur richtigen Zeit zusammenpassen. Nicht zur Bewertung einzelner Mitarbeitender, sondern als Grundlage wirksamer Führung.

Kostenlose Ablaufanalyse starten
1Analyse

Ablaufanalyse, PeBeM-Analyse, Dienstplananalyse und Einrichtungsanalyse schaffen den Befund. Dienstplanbauer.de übernimmt die Dienstplananalyse und begleitet bei Bedarf die Ablaufanalyse. Alles läuft in der Projektplanung zusammen.

2Gemeinsame Struktur- und Ablaufplanung

Aufgaben, Zeitfenster, QN, Bereiche, Rollenmatrix und Verantwortlichkeiten werden gemeinsam geordnet. So entsteht zuerst der Überblick, aus dem Maßnahmen abgeleitet werden.

3Umsetzung

Dienstplanung, pflegerische Maßnahmen, Zeitdefinition und Verantwortlichkeiten werden im Wohnbereich steuerbar.

4Evaluation

Bewohner- und Feuerwehrlisten machen Belegung, Abwesenheiten, Bewegungen, Evakuierungsangaben und Datenlücken sichtbar. Abweichungen fließen mit Verantwortlichen und Zielterminen in den nächsten Analysezyklus zurück.

Bereits in Schritt 4? Kostenlose PeBeM-Evaluation – Einrichtung anlegen
§113c- und QN-Logik abgebildet
Datenschutzkonzept · deutscher Betrieb
Ablaufanalyse kostenfrei
QN1 bis QN4 kompetenzbezogen
TI-Status transparent · keine Zertifizierungsaussage
Kostenlose Ablaufanalyse für Führungskräfte

Nicht Mitarbeitende bewerten. Arbeitsorganisation verstehen.

Eine offene Stunde ist kein Beleg für Untätigkeit. Sie zeigt zunächst nur die Differenz zwischen verfügbarer Netto-Dienstzeit und den erfassten direkten sowie indirekten Maßnahmen. VitalDesk macht sichtbar, in welchen Zeitfenstern Arbeit verdichtet ist und wo Aufgaben, Rollen oder Verantwortlichkeiten noch nicht klar zugeordnet sind.

Vier Fragen führen vom Befund zur Entscheidung: Welche Arbeit fällt tatsächlich an? Wann fällt sie an? Welche Qualifikation wird benötigt? Und wie wird daraus eine verbindliche, kompetenzorientierte Arbeitsorganisation?

Kostenlose Analyse anfragenPeBeM-Praxisleitfaden sichern

Die Kennzahl ist kein Urteil und kein automatisches Einsparpotenzial. Sie ist ein fachlicher Prüfauftrag für die Leitung.

Nach der Analyse entsteht zuerst eine gemeinsame StrukturDie Befunde aller vier Analysen werden in der Projektplanung gebündelt. Danach ordnen wir gemeinsam Aufgaben, Zeitfenster, Qualifikationen, Rollenmatrix und Verantwortlichkeiten. Erst danach begleiten wir die Umsetzung und messen ihre Wirkung in der Evaluation.
Live-Ergebnis der Ablaufanalyse mit gebundener und rechnerisch offener Arbeitszeit eines Wohnbereichs
So sieht das Ergebnis aus: gebundene Zeit, rechnerisch offene Zeitanteile und Belastungsspitzen eines Wohnbereichs – fachlich eingeordnet und mit dem nächsten Prozessschritt verbunden.
Die Realität in Pflegeeinrichtungen

Bemessung ist Pflicht. Aber Bemessung allein verändert keinen einzigen Dienst.

Der Alltag ohne VitalDesk
  • Pflegekräfte verbringen Stunden mit Dokumentation statt am Bewohner
  • 3-4 verschiedene Programme – Informationen gehen an Schnittstellen verloren
  • PeBeM-Nachweis manuell in Excel – fehleranfällig, prüfungsunsicher
  • Tourenplanung per Zettel – bei Personalausfall bricht alles zusammen
  • Analysen zeigen Defizite – aber niemand steuert die Umsetzung bis zur Wirkung
  • Unterbesetzung wird erst bemerkt, wenn der Dienstplan nicht mehr aufgeht
Mit VitalDesk
  • Touren in der App abzeichnen – Ist-Zeiten und Abweichungsgründe fließen automatisch in Soll/Ist und Ablaufanalyse
  • Ergänzt Ihre bestehende Pflegesoftware – Daten kommen per Import, Dokumentation und Abrechnung bleiben im Bestandssystem
  • PeBeM-Soll und -Ist nachvollziehbar berechnet – als exportierbare Arbeitsgrundlage für die fachliche Prüfung
  • Planungsvorschlag bei Ausfall – mit fachlicher Prüfung und Freigabe durch die verantwortliche Leitung
  • Evaluation mit Folgen: Aus Abweichungen entsteht automatisch ein Maßnahmenplan mit Verantwortlichen und Zielterminen
  • Soll/Ist-Dashboard warnt frühzeitig bei Unterbesetzung
Drei verbundene Module

Drei Module, ein durchgängiger Prozess

PeBeM, Tourenplanung und Dienstplanung greifen ineinander: Aus Bewohnerbedarf wird Personalbedarf, daraus Regelbesetzung, daraus Touren – und aus der Abzeichnung wieder Daten für die nächste Analyse.

Kein Wechsel nötig: VitalDesk läuft parallel zu Ihrer bestehenden Pflegesoftware – etwa MEDIFOX DAN, Vivendi, myneva oder CGM. Was Sie dort behalten wollen oder vertraglich noch nicht abösen können, bleibt dort. Sie nutzen bei uns nur die Bereiche, die Sie wirklich brauchen – und bezahlen keine Funktion doppelt. Ob im konkreten Bestandssystem ein Zusatznutzen entsteht, wird anhand von Datenfluss und Pilot geprüft.

KI-gestützte Tourenplanung

Die Software erzeugt einen prüfbaren Vorschlag aus QN-Zuordnung, Maßnahmen, Zeitfenstern und Auslastung. Die PDL kann den Entwurf per Drag&Drop anpassen und fachlich freigeben.

Individuelle MA-Ablaufpläne

Jede Pflegekraft sieht in der App nur ihre eigenen Aufgaben – chronologisch mit Bewohner, Zimmer, Uhrzeit und Tätigkeit.

PDL-Tagesstatus (Live)

Echtzeit-Übersicht: Welcher MA ist wie weit? Fortschrittsbalken, Ampel-Status, automatische Aktualisierung alle 30 Sekunden.

PeBeM-Berechnung (§113c)

Bundeseinheitliche Anhaltswerte oder vier individuelle Schlüssel-Varianten – Gesamt+FK, FK-Zielquote, QN-Stufen pro Pflegegrad oder Verhältnis-Schlüssel 1:X. Freistellungen (Betriebsrat, §43b, PDL, individuell) werden in Soll-VZÄ und Tourenplanung automatisch abgezogen. Ampelsystem, QN-Mix, Trend-Analyse.

Soll/Ist-Dashboard

Gauge-Charts mit Ampelsystem: Personalbesetzung vs. Bedarf pro Station. Belegungsquote, Zimmerübersicht, 6-Monats-Trend.

Dienstplanung & Schichten

Schichtpläne mit Mindestbesetzung, Wunschplan, Rollpläne. Konfigurierbare Dienstzeiten pro Station.

Nachtdienst-Tourenplanung

Eigene Rundgänge mit konfigurierbaren Intervallen. Nachtwache sieht genau welche Bewohner wann versorgt werden.

Ausfallquoten & Zusatzschlüssel

Urlaub, Krank, Fortbildung – automatische Brutto-VK-Berechnung. Bundeslandspezifische Schlüssel (PDL, §43b, Nachtwache).

TI-Funktionen nach NachweisstatusTransparent

Vorbereitet, technisch integriert, extern zertifiziert und produktiv belegt sind unterschiedliche Stufen. VitalDesk weist diese Stufen getrennt aus; der eigene TI-Anschluss der Einrichtung bleibt Voraussetzung.

TI-, ePA-, KIM- und eRezept-Status

Produktstand und externe Nachweise werden bewusst getrennt.

Stand 01.08.2026
ePAVorbereitet

Interner Lese- und Datenpfad vorhanden. Anschluss-, Berechtigungs- und Feldprüfung mit der TI-Umgebung der Einrichtung stehen aus.

KIMIntegriert

Technisches Sende-/Empfangsmodul vorhanden. Ein KIM-Vertrag und der TI-Zugang der Einrichtung bleiben erforderlich; keine Zertifizierungsaussage.

eRezeptVorbereitet

Verarbeitungsweg für strukturierte Rezeptinformationen vorbereitet. Kein Nachweis einer direkten gematik-Zertifizierung oder produktiven Nutzung.

FHIR / ISiPIntegriert

Strukturierte FHIR-Ausgabe ist im Produkt vorhanden. Das externe Bestätigungs- beziehungsweise Konformitätsverfahren ist offen.

Vorbereitet: technischer Pfad vorhandenIntegriert: Funktion in VitalDesk vorhandenZertifiziert: externe formale Bestätigung – derzeit nicht ausgewiesenProduktiv: belegter Kundeneinsatz – für TI derzeit nicht ausgewiesen

Einordnung zur TI-Pflegeanbindung: §341 SGB V und gematik-Leitfaden für Pflegeeinrichtungen. Die Angaben sind keine Rechts- oder Zertifizierungsberatung.

Soll/Ist-Dashboard: Personalbesetzung gegen Bedarf je Station, QN-Aufschlüsselung und Belegungsquote
Das Soll/Ist-Dashboard in der Praxis: Personalbesetzung gegen Bedarf je Station, aufgeschlüsselt nach Qualifikationsniveau – die Datengrundlage für Dienstplananalyse und PDL-Tagesstatus.
Modular nutzbar

Alles da – Sie nutzen, was Sie brauchen

VitalDesk bildet die digitalen Prozesse einer Pflegeeinrichtung als Module ab: von der Analyse über Planung, Dienst, Dokumentation und Kommunikation bis zu Controlling und Abrechnung. Sie müssen dafür nichts auf einmal umstellen.

Sie starten nach Absprache mit den Bereichen, die jetzt drücken, und testen sie im laufenden Betrieb. Was Sie im Bestandssystem behalten wollen oder noch nicht kündigen können, müssen Sie bei uns weder nutzen noch bezahlen. Kommt später ein Bereich dazu, wechselt er einzeln herüber – nichts wird doppelt bezahlt.

Analyse & Personalbemessung

Einrichtungsanalyse, Ablaufanalyse, Dienstplananalyse und PeBeM-Analyse nach §113c mit QN-Auswertung.

Planung

Regelbesetzung, Jahres- und Urlaubsplanung, Pflichtfortbildungen, Wunschplan und Projektplanung mit Verantwortlichen und Fristen.

Dienst- und Tourenplanung

Monatsplanung, Schichten, Rollpläne, Ausfallsteuerung, stationäre Touren mit QN-Matching und eigene Nachtdienstrundgänge.

Pflegeprozess & Dokumentation

Interventionskatalog, Pflegeprozessplanung, Durchführung, Pflegedokumentation, klinische Doku, Übergabe und Pflegeakte mit Kennzahlen.

Medikamente & Kommunikation

Medikamente, eRezepte, KIM-Postfach, Dokumente und Nachrichten. Der TI-Nachweisstatus wird oben getrennt ausgewiesen.

Zeitwirtschaft & Personal

Zeiterfassung, Abwesenheiten, Fehlzeitenjournale, BEM, Recruiting, Weiterbildung und Lohn-Export.

Controlling & Abrechnung

Kosten-, Ausfall- und Fluktuationsanalyse, Reports und Abrechnung – einschließlich elektronischem Datenaustausch.

Pflegesatzverhandlung

Eigener Arbeitsbereich für die Verhandlung: Personal- und Kostengrößen, Tourenbelege, Versionen und Arbeitsstände werden nachvollziehbar zusammengeführt und begründet.

Qualität & Evaluation

Qualitätsmanagement, PeBeM-Umsetzungsstand, Maßnahmensteuerung sowie Bewohner- und Feuerwehrlisten.

Welche Module wann sinnvoll sind, klären wir persönlich – Reihenfolge, Umfang und Übergang werden individuell vereinbart.

KI-Funktionen und mitdenkende Steuerung

Signale, die auffallen, bevor jemand danach sucht

VitalDesk liest mit: aus Dokumentation, Dienstplan und Tour entstehen Signale, Vorschläge und Prüfungen. Entschieden wird immer in der Einrichtung – die Software liefert den Hinweis, die Begründung und den nächsten Schritt.

Erkennen

Signale aus der Dokumentation

Auffälligkeiten werden aus den erfassten Daten abgeleitet, mit Schweregrad bewertet und mit einer verbindlichen Handlungsreihenfolge versehen.

  • Gewichtsverlauf und BMI
  • Medikation und ärztliche Anordnungen
  • Wunden, Stürze und Infektionsfälle
  • Vitalwerte und freiheitsentziehende Maßnahmen
  • Offene Arztkommunikation, Rückkehr aus dem Krankenhaus
Vorschlagen

KI-Entwürfe zur Freigabe

Wo Routine Zeit frisst, erzeugt die KI einen Entwurf. Freigegeben wird er von der verantwortlichen Leitung, nie von der Software.

  • Tourenvorschlag aus QN, Maßnahmen und Auslastung
  • Schichtübergabe aus dem Tagesverlauf
  • Dokumentieren per Sprache statt Tippen
  • Auswertungen und Analyse-Import
Prüfen

Automatische Konflikterkennung

Der Plan prüft sich selbst – auf Basis Ihrer Dienstvereinbarung, nicht nur des Gesetzes. Abweichungen sind möglich, aber nur begründet und dokumentiert.

  • Höchstarbeitszeit, Ausgleich, freie Sonntage
  • Pausenlänge, Pausenlage und Ruhezeiten
  • Nachtarbeit und Arbeitstage in Folge
  • Doppelbelegung und Zeiten außerhalb der Dienstzeit
  • Qualifikation und Delegation je Maßnahme
Ein Beispiel aus der Praxis

Verliert eine Bewohnerin laut Dokumentation innerhalb eines Monats mehr als fünf Prozent ihres Gewichts, meldet VitalDesk das als kritisches Signal – zusammen mit der Reihenfolge, die der Expertenstandard vorsieht: Gewicht kontrollieren, bei bestätigter Abweichung Arzt informieren, Risiko einschätzen, Maßnahmen planen und die Wirkung evaluieren. Die Schwellenwerte sind einrichtungsindividuell einstellbar.

Jedes Signal ist nachvollziehbar begründet und versioniert. KI-Nutzung wird je Einrichtung protokolliert und ist budgetierbar. Die fachliche Entscheidung bleibt bei der verantwortlichen Pflegefachkraft.

Neu in VitalDesk

Dienstplan- und Organisationsmanagement für EL, PDL und WBL

VitalDesk macht aus PeBeM, KubA, Ablaufanalyse und Netto-Dienstplanung einen führbaren Umsetzungsprozess. Leitungskräfte sehen nicht nur Kennzahlen, sondern den Weg vom Analysebefund zur Rollenmatrix, zum veränderten Dienstplan und zur erneuten Evaluation.

Analyse wird entscheidbarBelastungsspitzen, rechnerisch offene Zeitanteile und QN-Mix werden zur Grundlage für klare Leitungsentscheidungen.
Planung wird konkretNetto-Verfügbarkeit, Regelbesetzung, Zeitfenster und Rollen werden im Wohnbereich praktisch zusammengeführt.
Veränderung bleibt dranChange-Management, 90-Tage-Plan, Kennzahlenreview und Folgeanalyse halten die Umsetzung im Alltag sichtbar.
Umsetzung live ansehenMit Ablaufanalyse starten
VitalDesk Prozessuebersicht mit Analyse, Planung, Umsetzung und Evaluation
Der geschützte Dienstplanmanager bündelt die fachliche Umsetzung im VitalDesk-Steuerungskreislauf: Analyse, Planung, Umsetzung und Evaluation.
Nachvollziehbarer Verbesserungsprozess

Vom Befund zur Umsetzung – und zurück

VitalDesk endet nicht beim Kennzahlenbericht: Jede Evaluation mündet in Maßnahmen mit Verantwortung und Frist – und die erneute Evaluation misst, ob sie gewirkt haben. So schließt sich der Kreis: Ablaufanalyse, PeBeM-Bewertung, Planung und Umsetzung, Evaluation, Maßnahmen mit Projektplanung – und wieder von vorn, nur besser.

Evaluation – intern und extern

Bewohner- und Feuerwehrlisten, interner Umsetzungsstand und externe Befragung ohne Konto verbinden Belegung, Evakuierungsangaben, Pflegegrade, Datenqualität, QN-Ist/Soll, Ausfälle und Verantwortungsfragen.

Nein-Antworten werden Maßnahmen

Jede kritische Antwort erzeugt automatisch eine Maßnahme mit Erfolgskriterium, Priorität und Zieltermin – kein Befund bleibt ohne Konsequenz.

Projektplanung mit Verantwortung

Aus den Maßnahmen entstehen Phasen, Arbeitspakete und Aufgaben – mit Verantwortlichen, Fristen, Fortschrittsstand und automatischen Erinnerungen.

Regional- und Trägerzugänge

Träger und Regionalleitungen steuern mehrere Einrichtungen zentral: Umsetzungsstände, Maßnahmen und Fristen im Vergleich – statt Einzelreports per E-Mail.

Ein Gang durch VitalDesk

Vom Befund zur Maßnahme – einmal durchgescrollt

Sieben Ansichten aus dem Arbeitsalltag mit VitalDesk. Die Software ordnet ihre Module in vier Phasen – Analysepaket mit Projektplanung, gemeinsame Struktur- und Ablaufplanung, Umsetzung und Evaluation. Darüber spannt sich der Verbesserungsprozess, den diese Reise zeigt: Von der Analyse über die gemeinsame Planung und Umsetzung bis zur Evaluation, die die Wirkung misst – und zurück in die nächste Analyse.

Personalanalyse mit PeBeM-Soll-Ist-Vergleich je Qualifikationsniveau und StationAblaufanalyse mit Schichtvergleich, Belastungsspitzen und rechnerisch offenen Zeitfenstern im 15-Minuten-RasterRegelplanung aus Netto-Dienstplanung mit Netto-Bedarf und AbweichungTourenplanung mit Tätigkeitskatalog und direkter sowie indirekter PflegezeitProjektsteuerung mit abgeleitetem MaßnahmenplanVitalDesk Command Center mit den vier Prozessschritten Analyse, Planung, Umsetzung und EvaluationPeBeM-Evaluation mit Ja-Nein-Kernfragen, Ja-Anteil und nächsten Handlungsfeldern
Schritt 1 von 7 · Zuerst steht das gemeinsame Analysepaket
Personalanalyse mit PeBeM-Soll-Ist-Vergleich je Qualifikationsniveau und Station
Schritt 1 · Analyse

Zuerst steht das gemeinsame Analysepaket

Ablaufanalyse, PeBeM-Analyse, Dienstplananalyse und Einrichtungsanalyse schaffen vier Perspektiven. Dienstplanbauer.de übernimmt die Dienstplananalyse und begleitet bei Bedarf die Ablaufanalyse. Alle Befunde laufen von Anfang an in einer gemeinsamen Projektplanung zusammen.

Ablaufanalyse mit Schichtvergleich, Belastungsspitzen und rechnerisch offenen Zeitfenstern im 15-Minuten-Raster
Schritt 2 · Gemeinsame Struktur- und Ablaufplanung

Gemeinsam entsteht der Überblick

Leitung und VitalDesk ordnen Aufgaben, Belastungsspitzen, offene Zeitfenster, Qualifikationen, Bereiche, Rollenmatrix und Verantwortlichkeiten zu einem gemeinsamen Ablaufbild. Erst diese Struktur entscheidet, welche Änderungen fachlich sinnvoll sind.

Regelplanung aus Netto-Dienstplanung mit Netto-Bedarf und Abweichung
Planungsinstrument · Regelbesetzung

Aus der gemeinsamen Struktur wird die Regelbesetzung

Netto-Bedarf, Bedarf in Früh- und Spätdiensten und die Abweichung dazu: Erst auf Basis des gemeinsam vereinbarten Ablaufbilds entsteht eine Regelbesetzung aus echten Dienstzeiten statt aus Schablonen.

Tourenplanung mit Tätigkeitskatalog und direkter sowie indirekter Pflegezeit
Schritt 4 · Umsetzung

Aus der Besetzung werden Touren

QN-Matching, Tätigkeitskatalog und die Trennung direkter und indirekter Pflegezeit: Der Tourenplan übersetzt den Personalschlüssel in den Schichtalltag.

Projektsteuerung mit abgeleitetem Maßnahmenplan
Schritt 5 · Maßnahmen

Aus Abweichungen werden Maßnahmen

Abweichungen aus dem Betrieb erzeugen Maßnahmen mit Erfolgskriterium, Priorität und Zieltermin – mit Verantwortlichen, Fortschritt und Erinnerungen. In der Software liegt die Projektsteuerung in der Phase Planung, ihre Wirkung entfaltet sie über alle Phasen hinweg.

VitalDesk Command Center mit den vier Prozessschritten Analyse, Planung, Umsetzung und Evaluation
Schritt 6 · Überblick

Alles läuft im Command Center zusammen

Hier laufen die vier Phasen der Software zusammen: Analyse, Planung, Umsetzung und Evaluation – mit Kennzahlen zu Personal, Anwesenheit und Kosten. Jede Leitung sieht sofort, wo das Haus bei der Umsetzung der Maßnahmen gerade steht.

PeBeM-Evaluation mit Ja-Nein-Kernfragen, Ja-Anteil und nächsten Handlungsfeldern
Schritt 7 · Evaluation

Zum Schluss misst die Evaluation

Bewohner- und Feuerwehrlisten zu Belegung, Abwesenheiten, Bewegungen, Pflegegraden, Evakuierungsangaben und Datenqualität ergänzen die Kernfragen und Handlungsfelder. So misst die Evaluation, ob Maßnahmen gewirkt haben, und startet den nächsten Verbesserungszyklus.

Für Pflegekräfte

Die App, die Ihre Pflegekräfte wirklich entlastet

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sieht in der App den eigenen Plan für den Tag, zeichnet Maßnahmen mit einem Tap ab und dokumentiert per Sprache statt zu tippen – und liefert damit die Ist-Daten, aus denen Leitung und PDL steuern.

  • Persönlicher Tourenplan – nur die eigenen Aufgaben für die aktuelle Schicht
  • Aufgaben mit einem Tap abhaken – Ist-Zeit und Abweichungsgrund fließen in die Auswertung
  • Live-Soll/Ist-Abgleich gegen den Tourenplan der PDL
  • Dokumentieren per Sprache – einsprechen statt tippen
  • Dienstplan & Wunschplan einsehen
  • Schichtübergabe – alle wichtigen Infos auf einen Blick
  • Bereits geladene Touren und unterstützte Eingaben werden bei Netzausfall kontogebunden zwischengespeichert
Eigene App für Pflegekräfte – ohne Schulungsaufwand
Mein Tourenplan · Frühdienst
2/8 erledigt
06:30 · Zi 104 · Otto Braun · Ganzkörperwäsche
06:55 · Zi 104 · Otto Braun · Mobilisation in Rollstuhl
07:15 · Zi 105 · Lieselotte F. · Kompressionsstrümpfe
07:30 · Zi 106 · Heinrich K. · Verbandswechsel
Fördermittel

Zwei getrennte Förderwege bis 2030 prüfen

Je nach Einrichtung, Maßnahme und Kostenart können Zuschüsse nach §8 Abs. 7 oder Abs. 8 SGB XI in Betracht kommen. Die zuständige Pflegekasse prüft und bewilligt jeden Antrag.

Einmalig bis 12.000 €

Digitalisierung (§8 Abs. 8 SGB XI)

  • Bis zu 40% der Anschaffungskosten für digitale Ausrüstung
  • Lizenzen, Tablets, WLAN-Ausbau und zugehörige Schulungen können je nach Antrag umfasst sein
  • Förderfähig bis 31.12.2030
Beispiel: 8.000 € Investition → 3.200 € Zuschuss
Jährlich bis 10.000 €

Vereinbarkeit Familie & Beruf (§8 Abs. 7 SGB XI)

  • Bis zu 50-70% für Maßnahmen zur Vereinbarkeit
  • Dienstplan- und Ausfallkonzepte, Organisationsentwicklung und Schulungen können umfasst sein
  • Jährlich beantragbar – läuft bis 2030
<26 Pflege-MA: bis 70% / max. 10.000 € · ≥26 MA: bis 50% / max. 7.500 €

Getrennte Anträge können für unterschiedliche, jeweils förderfähige Kosten geprüft werden; eine Doppelfinanzierung derselben Kosten ist ausgeschlossen. Verfügbare Mittel, Eigenanteil und Bewilligung prüft die zuständige Pflegekasse. Wir unterstützen bei Maßnahmenbeschreibung, Antrag und Verwendungsnachweis.

Förderung jetzt berechnenDemo anfordernGem. §8 SGB XI · Antrag bei Ihrer Pflegekasse
Praxiswissen und Referenzen

Pflegepraxis wird in eine prüfbare Steuerungslogik übersetzt

Die PeBeM-, Ablauf- und Tourenlogik in VitalDesk wurde von Xaver Bauer (Dienstplanbauer) mitentwickelt – auf Basis seiner Arbeit mit Personalbemessung, Netto-Dienstplanung, Rollenklärung und stationärer Ablauforganisation.

VitalDesk digitalisiert diese Methodik. Fachliche Schulung und Einführungsbegleitung bleiben eine eigene Dienstplanbauer-Leistung; die Software ersetzt weder Situationsurteil noch fachliche Freigabe.

B.A. Gesundheits- & SozialmanagementVerantwortliche PflegefachkraftPflegeexperte außerklinische IntensivpflegePeBeM-Fachberater §113c
4,77
von 5 Sternen
★★★★★
97 Bewertungen bei Dienstplanbauer
Mehr über Xaver BauerLinkedIn-Profil
Die folgenden Referenzen sind auf Dienstplanbauer veröffentlicht und beziehen sich auf Xaver Bauers Beratungs-, Analyse- und Schulungsarbeit. Sie sind kein unabhängiger Nachweis einer durch VitalDesk verursachten Wirkung. Messbare Produktfallstudien werden separat mit schriftlicher Kundenfreigabe aufgebaut.

GFA mbH

Unternehmensweite Begleitung

Veröffentlichte Referenz zur unternehmensweiten Konsolidierungs- und Umsetzungsbegleitung durch Xaver Bauer.

Novalis Diakoniegesellschaft gGmbH

4 stationäre Einrichtungen

Veröffentlichte Referenz zur einrichtungsindividuellen Ablaufanalyse und -planung.

ASB Baden-Württemberg e.V.

Praxisorientierte Schulung

Veröffentlichte Referenz zu strukturierter, praxisorientierter Schulung und Umsetzung.

Quelle und vollständige Stimmen: Dienstplanbauer – Kundenreferenzen.

Aus Ablaufanalyse und Evaluation

Drei anonymisierte Praxismuster

Die Fälle verbinden die veröffentlichte Dienstplanbauer-Methodik mit den in VitalDesk vorhandenen Evaluationsfeldern und Ablaufkennzahlen. Sie zeigen den Messweg, nicht ein garantiertes Ergebnis.

PRAXISMUSTER 01

Regelbesetzung statt dauernder Improvisation

AusgangslageDienstplan, Pflegegradmix, Pflegesatzgrundlage und Wohnbereichsbesetzung ergeben kein gemeinsames Steuerungsbild.
AblaufanalyseDienstplan- und PeBeM-Analyse verbinden Nettozeit, QN-Mix, Bewohnerstruktur, Ausfallbild und Teamrückmeldungen.
EvaluationsbogenVorher/Pilot/Nachher: Plan- zu Netto-Bedarf, QN-Abweichung, Mehrarbeit, Ausfallkategorien und Planbarkeit freier Tage.
PRAXISMUSTER 02

Belastungsspitzen und QN-Einsatz sichtbar machen

AusgangslageÜbergaben, Mahlzeiten, Dokumentation und direkte Pflege binden gleichzeitig Personal; Fachkräfte bleiben in Durchführungsaufgaben gebunden.
AblaufanalyseDirekte und indirekte Tätigkeiten werden im 5-/15-Minuten-Raster je Schicht, Bereich und QN gegen verfügbare Dienstzeit gelegt.
EvaluationsbogenSpitzenphasen, genutzte/offene Zeit, Überplanung, Rollen- und Delegationsklarheit sowie subjektive Entlastung werden erneut erhoben.
PRAXISMUSTER 03

Ablaufplanung als Pflegesatzgrundlage

AusgangslagePeBeM-Berechnung, Dienstzeiten und konkrete Aufgaben liegen nebeneinander; die fachlich und wirtschaftlich begründbare Besetzung bleibt unklar.
AblaufanalyseAufgaben werden nach Zeit, QN, direkter/indirekter Pflege und Schicht geordnet und mit Regelplanung sowie Personalbestand abgeglichen.
EvaluationsbogenBedarfs-, Plan- und Ist-VK je QN, Maßnahmenstatus, Regelprüfungen und nachvollziehbare Annahmen für die Verhandlung werden dokumentiert.
Methodischer Status: verdichtete, anonymisierte Muster aus der Dienstplanbauer-Praxis sowie VitalDesk-Ablauf- und Evaluationslogik. Keine Kundennamen, Standorte oder internen Rohdaten; keine Vorher-/Nachher-Wirkungszahl ohne reproduzierbare Ausgangsmessung, Folgemessung und schriftliche Veröffentlichungsfreigabe. Veröffentlichte Dienstplanbauer-Fallmuster ansehen
Ergänzen oder ablösen – Sie entscheiden

Einordnung auf Basis belegbarer Herstellerangaben

Führende Bestandssysteme bieten bereits Dienst-, Touren- und PeBeM-Funktionen. VitalDesk behauptet nicht deren Fehlen. Wir bilden die Kernprozesse einer Einrichtung selbst modular ab – Sie entscheiden, welche Bereiche Sie bei uns nutzen und welche im Bestandssystem bleiben. Doppelt bezahlt wird dabei nichts.

Anbieter / ProduktÖffentlich belegter SchwerpunktEinordnung der VitalDesk-Rolle
VitalDeskModulare Abdeckung der Kernprozesse: Analyse und Personalbemessung, Planung, Dienst- und Tourenplanung, Pflegeprozess und Dokumentation, Medikamente und Kommunikation, Zeitwirtschaft und Personal, Controlling und Abrechnung, Qualität und Evaluation.Ergänzend oder schrittweise ablösend nutzbar: Sie starten mit einzelnen Modulen und übernehmen weitere Bereiche, wenn es passt.
MEDIFOX DANDer Hersteller bewirbt für stationäre Pflege unter anderem Personaleinsatzplanung, stationäre Tourenplanung und qualifikationsbezogene Tagesplanung.VitalDesk kann ergänzen oder einzelne Bereiche übernehmen – etwa Analyse, Einführung und Evaluation zuerst, weitere Module später.
mynevaDer Hersteller positioniert dm7 als stationäre Gesamtlösung und bewirbt zusätzlich stationäre, kompetenzbasierte Tourenplanung.VitalDesk deckt daneben den messbaren PeBeM-Umsetzungszyklus, die einrichtungsübergreifende Projektsteuerung und je nach Bedarf weitere Module ab.
CGM SOZIALDer Hersteller bewirbt eine PeBeM-Suite mit Maßnahmen-, Dienst- und Tourenplanung sowie mobilen persönlichen Touren.VitalDesk erhebt keinen Ausschließlichkeitsanspruch; der Zusatznutzen muss im Pilot an Datenfluss und Steuerungsbedarf geprüft werden.
Connext VivendiDer Hersteller dokumentiert stationäre Tourenplanung in Vivendi PD und Dienstplanung in Vivendi PEP.VitalDesk kann als Analyse-, Einführungs- und Evaluationsschicht starten und weitere Module übernehmen, sofern der Integrationsweg geklärt ist.
Stand 01.08.2026. Verglichen wird die öffentliche Herstellerpositionierung, nicht ein vollständiger Funktions-, Preis- oder Vertragsaudit. Modulumfang und Konditionen können je Einrichtung variieren. Der Zusatznutzen von VitalDesk muss im konkreten Datenfluss und Pilot belegt werden.

Produktnamen und Marken gehören den jeweiligen Anbietern. Die Verlinkungen dienen der direkten Nachprüfbarkeit; es besteht daraus keine Partnerschafts- oder Vollständigkeitsaussage.

Einstieg ohne Risiko

Kostenloses Onboarding mit Xaver Bauer vom Dienstplanbauer –
Preis individuell nach Bedarfsanalyse

Jede Einrichtung ist anders – deshalb gibt es bei VitalDesk keine Tarif-Tabelle von der Stange. Wir vereinbaren ein kurzes Gespräch, schauen uns Ihre Wohnbereiche, Bewohnerstruktur und Bestandssoftware an – und machen Ihnen ein passgenaues Angebot.

Kostenloses Onboarding

Einrichtung & Schulung durch unseren Mitgründer Xaver Bauer – PeBeM-Praxisberater seit vielen Jahren, baut die Lösung gemeinsam mit Ihnen auf. Persönlich, fachlich, nicht nur technisch.

dienstplanbauer.de ›
Empfohlen

30 Tage Test

Pilotphase mit vereinbartem Datenumfang – ohne automatische kostenpflichtige Folgelaufzeit. Pilotvereinbarung und AVV werden vor der Verarbeitung echter Bewohner- oder Mitarbeiterdaten abgeschlossen. Sie sehen vor dem Kauf, wo in Ihren Abläufen Zeit gebunden ist und wie VitalDesk sie freigibt.

Kostenlos starten

Förderfähig

Nach §8 Abs. 8 SGB XI bis zu 12.000 € einmalig förderfähig – kann die verbleibenden Eigenkosten reduzieren. Eine Förderung ist nicht garantiert; wir prüfen die Voraussetzungen gemeinsam.

Förderung prüfen

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Datenschutz technisch berücksichtigt
Betrieb in deutschem Rechenzentrum
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PeBeM ist Pflicht.
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Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie VitalDesk Ihren Steuerungskreislauf schließt – persönlich, unverbindlich, an Ihren Zahlen.

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